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COME SCEGLIERE IL WEDDING PLANNER

Spesso le coppie che si affidano ai nostri servizi mi dicono che scegliere un wedding planner tra le tante proposte del mercato non è facile. Ogni professionista (o meno) ha un suo modo di lavorare, di formulare un preventivo, di gestire i costi e i pagamenti.

Ecco quindi qualche suggerimento per scegliere il wedding planner più adatto al vostro evento, non dimenticate che diventerà una persona importantissima nell’organizzazione nel vostro grande giorno e che dovrete passarci insieme molto tempo (sia virtualmente che fisicamente).

  1. L’esperienza non è tutto, ma è molto

Il lavoro del wedding planner è diventato negli ultimi anni una moda, inutile negarlo. Molte sono le persone che dopo un corso (più o meno valido) decidono di intraprendere questa professione. Ma il corso non è tutto per diventare un wedding planner! Importante è anche l’esperienza sul campo, quella se si fa con la pratica, prima affiancando chi questo lavoro lo fa da un po’, poi partendo dalla base senza pensare di essere subito Martha Steward.

Il mio suggerimento è quello di verificare le credenziali del professionista che volete ingaggiare per il vostro matrimonio, chiedete da quanti anni fa questo lavoro, quanti matrimoni ha seguito (anche se non è un indice di professionalità, che sia chiaro), che percorso l’ha portato a fare questo lavoro (corsi, affiancamenti, etc), le referenze (spesso fornisco i numeri di telefono delle mie spose a chi mi chiede delle referenze).

  1. La perfezione non esiste, chi vi dice il contrario mente

Il professionista che sostiene di non aver mai avuto problemi sul lavoro mente. Questo deve essere chiaro, soprattutto quando si parla di uno degli eventi più importanti, il matrimonio! Chiedete indicazioni di quali problematiche ha riscontrato il wedding planner durante l’organizzazione dei precedenti matrimoni, alcune potrebbero essere ininfluenti mentre altre, per la vostra idea di nozze potrebbero essere molto importanti.

  1. La grande bugia del bel tempo

Il giorno del vostro matrimonio potrebbe piovere. No, non è pessimismo cosmico è oggettività. Ecco un wedding planner che vi dice il contrario non è oggettivo. Un wedding planner che vi dice “il giorno del vostro matrimonio ci sarà sicuramente il sole” non è un professionista. Il wedding planner non è un parente, non è la migliore amica (magari in qualche caso lo diventa, ma dopo), è un consulente, un professionista oggettivo e professionale, che deve sapervi mettere davanti alla tremenda eventualità di una bufera di neve ad agosto… e darvi la soluzione perfetta!

  1. Concierge, geografo, architetto, avvocato e anche elettricista

Un wedding planner non deve solo distinguere una rosa da una peonia o il verde lime dal verde prato, un wedding planner deve sapere che con 5kW un catering non prepara nemmeno un uovo sodo, deve saper leggere una piantina per evitare di far sedere 100 persone su un tavolo imperiale in una stanza di 10mq., deve conoscere le distanze perché proporre un ristorante a 50km dalla chiesa lo puoi fare in pianura padana ma se lo fai a 2000m forse gli invitati da cerimonia a ricevimento ci impiegano 1 ora di curve e imprecazioni. Se un wedding planner ha una formazione a 360° lo capite facilmente, chiedete di visionare delle foto dei precedenti eventi e prendetele come spunto per tutte le vostre domande, anche quelle che a voi possono sembrare banali, un vero professionista risponde con disinvoltura, un falso professionista prima o poi lo coglierete impreparato.

  1. Il preventivo, la base di partenza

Se siete indecisi a chi affidare l’organizzazione del vostro matrimonio, una delle principali voci prese in considerazione per la scelta è il prezzo. La formulazione di un preventivo chiaro e dettagliato è una soluzione ottimale per avere un quadro completo senza “sorprese”.

Uno dei costi che vi consiglio di verificare sempre è l’IVA (attualmente al 22% su tutto ad esclusione di camere d’hotel, servizi ristorativi e servizi transfer dove è al 10%). L’iva può essere inclusa o esclusa nei costi sottoposti, questo deve essere sempre indicato. Qualora non trovaste alcuna indicazione informatevi sempre se è compresa o se è a parte. Scoprirlo in seguito, soprattutto su cifre importanti potrebbe essere un problema, immaginate se avete pianificato di spendere 5.000,00 euro e scoprite poi che in realtà dovete aggiungere 1.600,00 euro di IVA…

Non sottovalutate i termini di fatturazione, spesso ci sono arrivate segnalazioni di wedding planner che lavorano senza partita iva e quindi in nero.

Fate indicare nel preventivo le voci incluse ed escluse e i termini di pagamento, più un preventivo è completo maggiore sarà la chiarezza di quale consulente scegliere.

  1. Il contratto, l’inizio dell’avventura

Contratto o lettera d’accordo che sia, richiedetelo sempre. È una tutela nei vostri confronti e sintomo di serietàdel consulente a cui vi siete affidati (perché è tutelato anche lui). Verificate che sul contratto (chiamiamolo così per comodità anche se poi è più una lettera di accordo) sia specificato:

  • termini e condizioni di pagamento
  • caparre confirmatorie (che non vengono mai restituite)
  • politiche di annullamento del contratto
  • dettaglio dei servizi inclusi ed esclusi
  1. E se il wedding planner che ho scelto non mi piace più?

Non avete firmato un patto di sangue, potete recedere il contratto ma ricordate che molto spesso la caparra confirmatoria e le rate versate fino a quel momento non vengono restituite, infondo un lavoro è stato fatto anche se non fisicamente tangibile… per noi wedding planner il detto “Il tempo è denaro” è una religione.

È sempre opportuno essere chiari e trasparenti, dire al wedding planner perché si è deciso di recedere il contratto, fate una bella figura voi (sincerità) e verrà apprezzato dal professionista (forse dopo un po’ di dispiacere) perché è un motivo per migliorare e migliorarsi.

  1. Fuori dalla tv

La televisione ha creato un falso mito del nostro lavoro, partendo da Jennifer Lopez nelle vesti di una glamour organizzatrice di matrimoni arrivando a Enzo Miccio che riesce a creare un bouquet in 4 minuti e mezzo, l’idea che si ha di questa figura non è poi così chiara, o forse lo è ma in maniera errata.

Cari futuri sposi, dovete essere consapevoli che un vero professionista vi dovrà dire anche NO! Vi dirà no quando con il vostro budget non potrete avere Vasco Rossi per il wedding party, ma sicuramente una band che comunque vi farà divertire tantissimo. Vi dirà no alla vostra richiesta di un ricevimento esclusivamente all’aperto il 5 maggio, ma vi proporrà una location con un piano A strepitoso e un piano B favoloso.

Un wedding planner professionista si riconosce anche per questo, perché vi dirà che tutto quello che vedere in tv è meraviglioso ma la realtà può esserlo ugualmente anche con qualcosa in meno!

 

Un ultimo suggerimento, fatevi guidare dall’istinto… e non sbaglierete!

 

Giada

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