food experience

Il servizio banqueting perfetto

L’articolo di oggi nasce da una riflessione fatta alcuni giorni fa leggendo un articolo che parlava del servizio “catering” durante un matrimonio… Bene è giunto il momento di fare chiarezza, ecco quindi i miei 15 consigli su come affrontare questa scelta:

1. CONOSCERE LA DIFFERENZA

Il servizio ristorativo che si svolge durante un evento non si chiama catering ma banqueting. Il banqueting infatti si riferisce all’attività di preparazione di cibi e bevande nella organizzazione di banchetti. Spesso usiamo per errore il termine catering, che in realtà si riferisce all’attività di approvvigionamento di alimenti. Sono minuzie, certo, ma un fornitore competente (che sia una azienda di banqueting o un wedding planner) conoscerà questa distinzione e ve ne parlerà, in caso contrario fate domande per cercare di capire se il “professionista” che avete davanti lo è davvero.

2. IL VENTAGLIO DI PROPOSTE

La scelta del servizio ristoravo per il vostro matrimonio (o qualsiasi vostro evento) è una scelta importante, tenete a mente che i vostri ospiti si ricorderanno se hanno mangiato bene o male e come sono stati serviti (anche l’occhio vuole la sua parte). Se deciderete di organizzare da soli il vostro evento, non limitatevi alla scelta sul passa parola ma tenetevi un ventaglio più ampio di proposte, anche diverse tra loro, tra cui scegliere. Non superate mai le 5 diverse proposte per evitare inutili confusioni e soprattutto chiedete sempre se le proposte sono modificabili.

3. NO AL TUTTO INCLUSO

Diffidate sempre dal “TUTTO INCLUSO”, alcune aziende di banqueting vi proporranno un prezzo a pacchetto che include anche gli allestimenti floreali, la location e altri servizi a prezzi davvero molto competitivi. Queste voci accessorie non possono andare a discapito della qualità del cibo. Vince sempre la logica e il buon senso… una proposta “TUTTO INCLUSO” a 80,00 euro a persona vi farà capire che la qualità del cibo proposto non sarà eccellente.

4. IL MINIMO GARANTITO

Spesso le coppie non conoscono il significato di questa voce che però è sempre presente nei preventivi. Il minimo garantito è il numero minimo di invitati per cui pagherete, facciamo un esempio: avete stimato che al vostro matrimonio inviterete 130 persone, vi trovate a richiedere i primi preventivi per il servizio banqueting e vi viene chiesto quanti saranno gli ospiti presenti, il mio consiglio è di comunicare in prima battuta 100 persone. Il prezzo infatti verrà studiato su questa base e vi permetterà di avere una panoramica pressoché certa della spesa che dovrete affrontare. In fase organizzativa, quando i vostri invitati vi daranno conferma di partecipazione potrete comunicare al vostro fornitore un numero più preciso ma sempre calcolando circa 5 persone in meno. Questo per due semplici ragioni: 1. ci sono sempre le defezioni dell’ultimo momento, 2. i fornitori che si rispettino riescono ad affrontare un aumento di piatti pari appunto a massimo 5/6 invitati.

5. E LO STAFF?

Sicuramente è corretto prevedere un pasto anche per lo staff che il giorno del matrimonio lavora per voi (fotografo e video maker, wedding planner e assistenti, musicisti presenti per tutta la durata del ricevimento), questo però non significa che dovrete prevedere un banchetto completo uguale a quello scelto per i vostri ospiti. I servizi banqueting professionali e di buon livello propongono dei menù appositi per lo staff che hanno ovviamente dei prezzi molto inferiori a quelli del menù normale. Mi è successo in alcuni casi di provvedere personalmente al pranzo/cena dello staff, questo perché il 90% delle volte lo staff non ha gli stessi tempi degli invitati e, sopratutto in matrimoni molto grandi ed importanti, è necessario prevedere dei turni per il pasto.

6. L’ORARIO DEL SERVIZIO

Nei preventivi che vi verranno inviati troverete sempre un orario di fine del servizio, che molto spesso non è l’orario di fine del vostro evento (verosimilmente il servizio finisce circa 1 ora e mezzo dopo il taglio della torta ma molto spesso il party va avanti anche per due o tre ore). Quindi è importante chiarire con il referente le ore extra per evitare che ci sia il disallestimento mentre voi siete ancora intenti a festeggiare (immaginate che brutto vedere tavoli e sedie smontati passarvi affianco mentre ballate). Un buon wedding planner saprà gestire questa problematica al meglio, definirà con il fornitore l’orario effettivo di fine pattuendo un eventuale costo extra onesto. Un pensiero in meno per gli sposi!

7. CARNE, PESCE O VEGETARIANO?

Il mio consiglio spassionato è quello di scegliere il menù sulla base dei vostri gusti personali prevedendo però una variante che vada bene a tutti (se optate per una cena a base di pesce dovrete prevedere una proposta anche per chi il pesce non lo mangia). Il trend attuale è quello di prevedere un ricco aperitivo e un placè abbastanza veloce con tre, massimo, quattro portate. Questo vi permette di proporre ai vostri invitati una vasta proposta per l’aperitivo (dalla carne al pesce passando per gustose proposte vegetariane). Qui vi direi di osare, abbinate ai grandi classici, come l’angolo dei salumi e formaggi, delle isole più sfiziose ma sempre in linea con il territorio e con la meravigliosa proposta culinaria mediterranea. A meno che non facciate un matrimonio a tema Giappone evitate il sushi, se proprio non ne potete fare a meno rivolgetevi a chi lo fa per professione (non c’è cosa peggiore che un sushi fatto da uno chef che non ne ha le capacità). Per il placè massima libertà ma con logica, no al nero di seppia o alla pasta lunga (che difficilmente riesce ad essere impiattata bene e mangiata con eleganza), si alla presenza di una portata vegetariana. Il consiglio è di stupire e farvi stupire con gusto.

8. ANCHE I VINI HANNO LA LORO IMPORTANZA

Mi è capitato di sentir dire “risparmiamo sulla qualità dei vini e non sulla quantità”. Rabbrividisco. Non sto dicendo di pasteggiare a Champagne ma di curare anche questa parte del servizio ristorativo, un buon vino non deve obbligatoriamente essere molto caro, lasciatevi consigliare se non siete degli esperti. Un vino abbinato ad un giusto piatto verrà apprezzato anche dal vostro ospite meno esperto.

9. ANCHE L’OCCHIO VUOLE LA SUA PARTE

Non parlo della mise en place (ne parlerò in uno dei prossimi post), ma mi riferisco alla presentazione dei cibi e non solo durante i pranzo o la cena. Prima di scegliere il vostro fornitore del servizio banqueting chiedete di visionare delle fotografie e soprattuto chiedete se le presentazioni sono personalizzabili. Il finger food più squisito diventa poco attraente se presentato male o in pieno stile anni ’80. Informatevi sulla possibilità di studiare una presentazione in linea con il vostro evento, se optate per un matrimonio industrial-chic sicuramente non vorrete le ceramiche rustiche… Stesso discorso per il placè, durante la prova menù fate particolare attenzione alla presentazione dei piatti e se c’è qualcosa che non vi piace fatelo presente e chiedete una modifica. Non abbiate timore, è il vostro grande giorno e dovrà esserlo in ogni minimo dettaglio. Anche in questo caso il wedding planner a cui affiderete l’organizzazione delle vostre nozze sarà in grado di coordinare tutto per vostro conto visto che già conosce i vostri gusti e lo stile generale dell’evento.

10. MA QUANTO MI COSTA?

Un servizio banqueting di buon livello parte da 110,00 euro a persona. Attenzione però, non sempre il prezzo fa la qualità, è bene quindi prima di scegliere a chi affidarsi, partecipare a una degustazione (spesso a pagamento, il prezzo verrà poi scalato se si conferma il fornitore). Importante è farsi indicare nel preventivo cosa include e cosa esclude il costo proposto ed eventuali extra. Personalmente richiedo preventivi “puri” ovvero che indicano solo la parte di F&B (food and beverage) e il servizio (inclusi tovagliati, arredi e mise en place). Lascio sempre fuori dal prezzo tutte le voci accessorie (stampa dei menù, decoro del tovagliolo, allestimenti scenografici delle isole…)

11. NO AL BUFFET, SI ALLE ISOLE… E SEMPRE QUALCOSA A PASSAGGIO

Qui si tratta di gusto personale… io i buffet in stile “villaggio turistico” li detesto. Non credo ci sia cosa peggiore ad un matrimonio che vedere gli ospiti in fila indiana con il piatto in mano che attendono il loro turno. Ecco perché opto sempre per le isole. Tavoli belli, scenografici, ricchi, attorno ai quali gli ospiti possono scegliere cosa mangiare. NO quindi ai lunghi tavoli da buffet, SI a tante piccole isole, magari tematiche, ben allestite e curate. Sono poi una grande fan del servizio a passaggio. Questa tipologia di servizio prevede camerieri con vassoi che passano tra gli invitati seduti sia con proposte di cibo sia con il bere. Lo trovo molto elegante e soprattutto utile per noi donne con il tacco!

12. IL PAGAMENTO

Il 99% delle proposte economiche che vi arriveranno hanno l’iva esclusa, ricordate sempre che sui cibi e sul bere l’iva applicata è (ad oggi) il 10% mentre il 22% (sempre ad oggi) per tutti gli altri servizi. Quasi sicuramente vi verrà richiesto un acconto a blocco della data, prima di tale acconto il fornitore si riterrà libero da qualsiasi impegno, quindi se siete super convinti della vostra scelta bloccatelo con l’acconto. Nel corso dei mesi precedenti alle nozze ci saranno altri acconti da pagare, il saldo non verrà mai fatto prima del servizio. Qui però ci sono alcune eccezioni, alcune aziende di banqueting infatti chiedono un saldo completo entro la data dell’evento, attenzione… fidarsi è bene, non fidarsi è meglio. Se avete un wedding planner saprà sicuramente cosa consigliarvi.

13. I CAMERIERI

Questa è una di quelle voci a cui il 90% degli sposi non pensano, ma il 99% dei wedding planner professionisti si. Potrete scegliere il menù perfetto, i vini più pregiati, ma se il servizio non è fatto con cura allora sarà tutto inutile. Personalmente ho delle regole ferree sullo staff che lavora durante un matrimonio (ne parlerò nelle prossime settimane). Per quanto riguarda i camerieri esigete sempre che siano professionisti e che abbiano esperienza, questo non vuol dire non avere ragazzi giovani (anzi personalmente preferisco sempre uno staff giovane e frizzante), ma che siano educati, che sappiano come si versa il vino, da che parte di porge un piatto e da che parte si ritira. Ai miei fornitori chiedo sempre un cameriere ogni 10/12 persone, alcune volte vengo accontentata altre no… molto dipende dal numero totale di ospiti, mai però meno di 1 ogni 15 invitati. Anche qui l’occhio vuole la sua parte, NO a camerieri vestiti male, non curati e con la barba incolta, NO a cameriere con il trucco pesante, i capelli sciolti e le unghie e sciabola.

14. OSARE PER NON STANDARDIZZARE

Succede che alcuni fornitori di questo servizio, magari lavorando spesso nella location che avete scelto per il vostro evento, vi propongano una unica soluzione logistica… mi spiego meglio. “Solitamente facciamo l’aperitivo nel parte destra del parco, la cena nel salone, il taglio della torta sotto il glicine” (è un esempio abbastanza banale di quello che potrebbero dirvi, ma rende l’idea). Il mio suggerimento (e il mio modus operandi) è di osare. Se avete altre idee per il vostro matrimonio proponetele, magari volete fare qualcosa di alternativo, magari l’aperitivo lo volete sotto il glicine, la cena nel parco e il taglio della torta nel salone. Non abbiate timore a proporre le vostre idee, magari risulteranno infattibili ma potrebbe anche succedere che se vengono seguite facciano diventare il vostro matrimonio veramente unico!

15. UN VERO WP SA COME MUOVERSI

Il mio ultimo suggerimento è di parte lo so, ma è la pura e semplice verità. Affidarsi ad un organizzatore di eventi competente vi risparmia un sacco di fatica e qualche brutta sorpresa. Noi sappiamo a chi rivolgerci e a chi proprio non chiedere nemmeno un preventivo, possiamo indirizzarvi nella scelta del menù anche sulla base del vostro stile, riusciamo a capire i dettagli tecnici che non tutte le coppie conoscono. Il fai da te fa spendere più tempo e denaro che il professionista, abbiate fiducia e lasciatevi guidare in una delle scelte più importanti ed entusiasmanti del vostro matrimonio… il cibo!

Giada

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