daisymay

Cosa fa la wedding planner il giorno del matrimonio?

Ah questa domanda… quante volte mi è stata fatta? Un po’ da tutti a dire il vero, non solo dalle coppie di potenziali clienti. Ma cos’è la regia del matrimonio?

Le cose che facciamo, noi wp, sono davvero davvero molte. Ogni una poi si focalizza su qualche attività particolare, quindi qui vi dirò cosa faccio io, Giada, e cosa fa il mio team il grande giorno tanto atteso.

Partiamo dal presupposto che ogni matrimonio ha una sua anima unica e come tale ha le sue piccole problematiche e grandi necessità. Quindi prima di arrivare al fatidico giorno deve esserci una organizzazione perfetta dietro, solo così sarà possibile fare in modo che sia tutto perfetto… o quasi. Vi illustrerò quindi la nostra giornata tipo senza entrare in noiose lungaggini tecniche.

SUONA LA SVEGLIA

A seconda se il matrimonio si svolge la mattina o il pomeriggio decido se la sveglia dovrà essere a notte fonda o all’alba, sicuramente mai dopo le ore 7.00 (solo in rarissimi casi, in cui il grande lavoro di allestimento è stato fatto il giorno prima, mi concedo una sveglia alle 8.30). Caffè al volo e buon giorno agli sposi, io con le mie coppie ho sempre una chat di WhatsApp dove si condividono spunti, idee e piccole necessità. Poi si pare per incontrare il mio team.

SI COMINCIA!

Uno dei punti fissi e indiscussi dei matrimoni che organizzo è questo: siamo i primi ad arrivare e gli ultimi (o quasi) ad andare via. Ecco quindi che l’arrivo mio e del mio staff nella location dove si svolgerà il ricevimento avviene sempre prima di quello dei miei fornitori. In questo modo ho la possibilità di assaporare la tranquillità assoluta e di visualizzare a mente lucida quello che succederà, nell’arco della giornata, in quel luogo. Poco dopo iniziano ad arrivare i fornitori, catering, fiorista, service audio e video, etc. Vanno tutti seguiti perché tutti hanno le loro piccole necessità, è per questo che spendo 5/10 minuti con tutti per fare una piccola riunione e definire/ricordare bene tempistiche e dettagli della giornata. Poi tutti al lavoro. Io seguo un po’ tutti e questo riesco a farlo grazie ad uno staff incredibile che è i miei occhi e le mie orecchie, insomma il mio alter ego.

GLI ULTIMI DETTAGLI!

Se non mi accordo con la sposa per passare a casa sua vado direttamente dove si svolgerà la cerimonia con parte del mio staff, almeno una persona rimane sempre in location per supervisionare gli ultimi allestimenti e soprattutto per dettare le tempistiche ai fornitori. Solitamente arrivo dove si svolgerà la cerimonia due ore prima dell’inizio, qui trovo i fioristi già all’opera con l’allestimento. Si completa l’allestimento generale con i libretti o il programma e si rivede la scaletta con celebrante e musicisti.

PRONTI, ATTENTI, VIA!

Mezz’ora prima dell’inizio della cerimonia iniziano ad arrivare gli ospiti, deve quindi essere tutto pronto. C’è sempre una mia ragazza che in maniera discreta è a disposizione degli invitati per qualsiasi domanda: “ma dove mi siedo se sono la zia della sposa”, “dov’è il bar più vicino per bere un caffè”, “quanto durerà la cerimonia”… Spesso metto i fiori all’occhiello dei testimoni e dello sposo, o li sistemo se sono messi nella posizione errata (Ricordate che il fiore all’occhiello si chiama così perché va nell’occhiello sul bavero della giacca e non nel taschino!!). Circa 10 minuti prima dell’ora X, il mio staff ed io facciamo accomodare gli ospiti, spesso è una soluzione che mi viene richiesta dagli sposi e che io appoggio sempre. Da li a breve si parte, non vi nego che inizio ad emozionarmi anch’io.

E’ ARRIVATO IL MOMENTO!

Vengo sempre avvisata quando la sposa parte da casa, circa 5 minuti prima del suo arrivo faccio entrare lo sposo. Parte in questo momento la vera e propria regia dell’evento. Si tratta infatti di un meccanismo fluido che si innesca nel momento in cui, con un cenno, do il via alla musica, è qui che ha inizio la magia. Una volta entrato lo sposo attendo la sposa per gli ultimi ritocchi, c’è sempre qualcosa da sistemare come il velo o l’abito e un ultimo in bocca al lupo da fare. Quanto è tutto pronto si da il via alla marcia nuziale. Il matrimonio è ufficialmente iniziato!

DIMMI DI SI!

Durante la cerimonia è presente sempre una delle mie ragazze per accertarsi che vada tutto per il meglio e soprattutto per tenerci sempre aggiornate sui tempi. Io invece scappo dove si terrà il ricevimento per dare gli ultimi ritocchi e per vedere che sia tutto perfetto come hanno desiderato gli sposi. Vengo avvisata appena finisce la cerimonia, in questo modo riesco a dettare i tempi a tutti i fornitori.

CHE LA FESTA ABBIA INIZIO!

Il primo ospite arriva al ricevimento accolto già dalla musica e da una fresca bollicina, i miei clienti tengono sempre molto al voler coccolare i loro ospiti e questa è una cosa che adoro, mi riesce quindi facile fare in modo che si realizzi senza troppi problemi. Durante l’aperitivo siamo sempre a disposizione degli invitati per piccoli o grandi problemi (dov’è il bagno? Dove posso appoggiare le mie cose? Mi ha pizzicato una zanzara, avete qualcosa per il prurito?), personalmente attendo l’arrivo degli sposi per dedicarmi un momento a loro, soprattutto alla sposa che spesso desidera andare a rinfrescarsi in bagno. Durante il ricevimento essenzialmente detto i tempi, gestendo il capo servizio e i musicisti, con il supporto del mio staff aiutiamo il fotografo a fare le foto di gruppo, invitiamo gli ospiti a prendere posto per il pranzo o la cena, li aiutiamo a trovare il loro tavolo e gestiamo in maniera discreta il servizio. A meno che non ci siano altri particolari necessità concordate con gli sposi, il nostro lavoro per la giornata termina nel momento in cui iniziano i balli, quindi assolutamente dopo il taglio della torta (si, ho sentito di wedding planner che se ne vanno prima; no, è una cosa che non si fa!). La fine del nostro lavoro, anzi della nostra giornata di lavoro, come dicevo, è tendenzialmente quando sposi ed invitati si scatenano sulla pista da ballo. Spesso però siamo rimaste fino alla fine, quando anche l’ultimo ospite se ne andato. Una volta, la più bella e memorabile, ho riaccompagnato gli sposi in hotel…

Questo è sicuramente un riassunto molto breve di una giornata che per una wedding planner è molto lunga, vi da però una idea di come lavora un professionista che in quella giornata sarà i vostri occhi e le vostre orecchie, di come vi solleverà da tutte quelle noiose incombenze, lasciandovi godere solo delle cose belle che vi regalerà il vostro grande giorno!

No Comments
Post a Comment